Werknemer € 0,19/km vergoeden, ook zonder auto?

Zoals u weet, mag u een werknemer die met eigen auto rijdt, € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Maar wat als de werknemer niet met een auto reist?

Type vervoermiddel onbelangrijk

Voor de onbelaste kostenvergoeding is het niet van belang met welk privévervoermiddel uw werknemer reist. Tip. Zo mag u de onbelaste kostenvergoeding van € 0,19 ook vergoeden als uw werknemer zakelijke kilometers maakt met een brommer, fiets, step of zelfs te voet. 

Zakelijke kilometers? Onder zakelijke kilometers worden verstaan de kilometers die uw werknemer aflegt voor zijn werk, zoals: 

• woon-werkverkeer (van zijn woning naar de werkplek);
• zakelijke reizen, bijv. naar klanten en relaties;
• reizen voor een opleiding die uw werknemer voor zijn werk volgt.

Lunchkilometers. Ook de kilometers die een werknemer in de loop van een werkdag reist tussen de werkplek en zijn woning (bijv. om thuis te lunchen), zijn woon-werkverkeerkilometers waarvoor u per kilometer een onbelaste kostenvergoeding van € 0,19 mag geven. 

Omrijkilometers. Voor de omrijkilometers die een werknemer uit privéoverwegingen maakt, geldt de onbelaste vergoeding van € 0,19 niet. Denk hierbij aan het wegbrengen van een kind naar de kinderopvang. 

Hoe met carpoolen? 

Op initiatief van de werknemer. Reist een werknemer met zijn eigen auto naar het werk en besluit hij zelf om een of meerdere collega’s mee te nemen, dan mag u zowel de werknemer die rijdt als de collega’s die meerijden een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Let op.  U mag de werknemer die rijdt echter niet de omrijkilometers onbelast vergoeden. Deze kilometers hebben immers een privékarakter. 

Op initiatief van de werkgever. Spreekt u met een werknemer af dat hij met zijn eigen auto een of meerdere collega’s moet ophalen voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen, dan mag u de werknemer in kwestie (de chauffeur) een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal € 0,19 voor de gemaakte kilometers, inclusief de omrijkilometers. De collega’s die met hem meerijden, mag u geen onbelaste kilometervergoeding geven omdat er sprake is van vervoer vanwege de werkgever. 

Vervoer vanwege de werkgever?

Er is sprake van vervoer vanwege de werkgever:

• als u het vervoer van uw werknemer organiseert, bijv. met een personeelsbus;
• als uw werknemer reist met een door u ter beschikking gestelde auto of fiets van de zaak;
• als u regelt dat een werknemer meerijdt in de privéauto van een collega die daarvoor een vergoeding krijgt;
• als uw werknemer reist met het openbaar vervoer met vervoerbewijzen die u heeft gekocht.

Dan geen onbelaste vergoeding! In deze gevallen mag u dus geen onbelaste kilometervergoeding betalen. Tip. Houdt u bijv. voor uw werknemers een belangstellingsregistratie bij, dan wordt dit niet gezien als zijnde dat u het carpoolen zelf organiseert. Hetzelfde geldt als u aan uw werknemers vraagt om aan u door te geven hoe zij het carpoolen hebben georganiseerd. 

Voor de onbelaste kostenvergoeding is het niet van belang met welk privévervoermiddel uw werknemer reist. Zo mag u de onbelaste kostenvergoeding van € 0,19 ook vergoeden als uw werknemer zakelijke kilometers maakt met een brommer, fiets, step of zelfs te voet. Dit geldt ook voor carpoolers als dit niet op uw initiatief gebeurt.

Gelezen in: Tips & Advies Belastingen

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op.