U brengt een offerte uit, blijft deze dan altijd geldig?
U brengt met regelmaat offertes uit. Heeft u er ooit bij stilgestaan hoelang deze dan geldig zijn? Wat doet u als de offerte na vijf jaar nog wordt geaccepteerd of als uw inkoopprijzen sterk fluctueren?
Aanbod en aanvaarding
Volledigheidshalve leggen we nog even uit wat een offerte ook alweer is. Het is namelijk meer dan alleen een prijsopgave. Bovendien kent de wet de term offerte niet. Onder een offerte verstaan we een schriftelijk aanbod dat u doet. Als uw aanbod door de klant wordt aanvaard, dan is er sprake van een overeenkomst. In dit artikel gaan we verder in op de termijn binnen wanneer de klant uw aanbod, uw offerte, kan accepteren.
Dit is belangrijk omdat … U wilt niet met een opdracht worden opgescheept waar u geen tijd meer voor heeft of waarvan de voorwaarden voor u totaal niet meer interessant zijn. Dat speelt bijv. als de klant heel lang treuzelt met ‘ja’ zeggen of als uw eigen inkoopprijzen sterk fluctueren. Dit wilt u uiteraard zo goed mogelijk kunnen controleren. Hoe doet u dat?
Noem een geldigheidstermijn
Door een geldigheidstermijn (ook wel aanvaardingstermijn genoemd) in uw offerte op te nemen, verkleint u het risico om aan een opdracht vast te zitten die u eigenlijk helemaal niet meer wilt uitvoeren. Voorbeelden:
- “Deze offerte is geldig tot en met 31 juli 2024.”
- “De geldigheidsduur van de offerte bedraagt 30 dagen.”
- “De aanvaardingstermijn van deze offerte is 14 dagen na dagtekening. Na deze datum vervalt de offerte.”
Acceptatie. Als de klant binnen deze termijn de offerte accepteert, zit u er ook echt aan vast. U kunt binnen de termijn de offerte ook niet herroepen. De offerte is onherroepelijk. Tip. Als de termijn is verstreken en de klant zegt alsnog ‘ja’ tegen uw aanbod, dan mag u dat accepteren, maar dat hoeft niet.
Breng een vrijblijvende offerte uit
Veel ondernemingen brengen vrijblijvende offertes uit om de druk bij de potentiële klant wat te verminderen. In de geest van: “U zit nergens aan vast hoor”. In werkelijkheid is de klant nooit gebonden aan een offerte. Er is tenslotte pas sprake van een offerte als de klant het aanbod heeft geaccepteerd. Maar wat houdt een vrijblijvende offerte dan wel in?
U mag uw aanbod herroepen. Als u een vrijblijvende offerte uitbrengt, dan mag u deze nog herroepen. U mag uw aanbod nog aanpassen, ook als de klant uw offerte heeft geaccepteerd. Let op. U moet dat wel onmiddellijk (onverwijld) doen als de offerte is geaccepteerd. Uiteraard hoeft de klant uw nieuwe aanbod dan niet te accepteren, maar dat kan uiteraard wel.
Wanneer vrijblijvend offreren?
Een vrijblijvende offerte kan slim zijn als u grote risico’s heeft, bijv. als uw inkoopprijzen sterk kunnen stijgen en ook als er een redelijke kans is dat u een heel grote opdracht gaat krijgen en deze opdracht niet meer tijdig kunt uitvoeren. Tip 1. Commercieel gezien is een vrijblijvende offerte niet zo sterk. Wijs de klant op de onzekerheden en dat u bij acceptatie onmiddellijk zult reageren en voor duidelijkheid zorgt. Tip 2. Verwijs in uw offerte ook naar de algemene voorwaarden en stuur deze ook met uw offerte mee.
In de meeste gevallen is het slim om een aanvaardingstermijn in uw offerte te noemen. Maar let op: want u kunt de offerte dan ook niet meer herroepen. Bij sterk fluctuerende inkoopprijzen en/of veel uitstaande offertes kan een vrijblijvende offerte eventueel toch uitkomst bieden.
Gelezen in: Tips & Advies Belastingen
Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op.