Met de auto van de zaak op vakantie naar het buitenland

Veel werknemers met een auto van de zaak gaan hiermee op vakantie naar het buitenland. Het Nederlandse tankpasje werkt daar vaak niet. Komen de kosten dan voor rekening van de werknemer of kunt u deze toch enigszins tegemoetkomen?

Bijtelling voor privégebruik

Als uw werknemer met een auto van de zaak op jaarbasis meer dan 500 km privé rijdt, dan is er een fiscale bijtelling verschuldigd die bestaat uit een percentage van de cataloguswaarde van de auto. Tip. Voor milieuvriendelijke auto’s gelden er lagere percentages en andere voorwaarden. 

Alle kosten voor werkgever. Afgezien van eventueel andersluidende afspraken met de werknemer, kunnen fiscaal alle kosten ter zake van deze auto door de werkgever worden betaald. Dit geldt in beginsel ook voor de buitenlandse kosten. Tip.  Deze regeling geldt ook voor de dga. 

Buitenlandse autokosten

Niet vergoed. In veel autoregelingen is de tankpas voor buitenlandse tankbeurten echter uitgesloten en worden ook de overige buitenlandse autokosten, tenzij deze verband houden met een zakelijke reis, niet door de werkgever vergoed. U bent als werkgever namelijk niet verplicht om deze buitenlandse autokosten volledig te vergoeden. Denk daarbij niet alleen aan brandstofkosten, maar bijv. ook aan tolgelden, parkeerkosten, e.d. 

Niet einde verhaal voor werknemer. Er zijn twee mogelijkheden om uw werknemer deels in de kosten tegemoet te komen zonder dat het u geld kost. 

Eigen bijdrage voor privégebruik

Als u vooraf heeft afgesproken dat uw werknemer deze kosten voor of namens u als werkgever betaalt en als uw werknemer deze buitenlandse kosten door middel van bonnetjes, etc., kan aantonen, dan kunt u deze kosten aanmerken als eigen bijdrage van de werknemer voor het privégebruik van de auto.

In mindering op bijtelling. Deze eigen bijdrage kan vervolgens op de salarisstrook van de werknemer in mindering worden gebracht op de maandelijkse bijtelling. Per saldo bespaart de werknemer aldus het marginale belastingtarief over de betaalde buitenlandse kosten. Let op.  U mag deze kosten dus niet terugbetalen aan de werknemer. 

Gedeclareerde kosten ruilen voor nettoloon. U kunt er ook voor kiezen om de buitenlandse kosten op declaratiebasis aan de werknemer te vergoeden als zijnde ‘intermediaire kosten’. U spreekt dan vooraf af dat u deze gedeclareerde kosten in mindering brengt op het nettoloon. Per saldo schiet de werknemer hier dus niets mee op, ware het niet dat u ook in dat geval de door de werknemer betaalde buitenlandse kosten mag aanmerken als ‘eigen bijdrage’ voor het privégebruik. Ook dan komen deze kosten in mindering op de bijtelling. 

Let op buitenlandse btw.  Deze optie heeft als nadeel dat de buitenlandse btw op deze kosten voor u niet valt te verrekenen of terug te ontvangen. De kosten worden dan namelijk geacht niet aan u als werkgever in rekening te zijn gebracht. 

Bijtelling niet negatief. De bijtelling vanwege het privégebruik kan niet negatief worden ingeval de door de werknemer betaalde kosten deze bijtelling overtreffen. Mocht dat in de vakantiemaand wel het geval zijn, spreek dan af dat deze door de werknemer betaalde kosten naar evenredigheid op maandbasis door het jaar heen als eigen bijdrage in aanmerking worden genomen. 

Betaalt uw werknemer ‘uit eigen zak’ buitenlandse kosten voor het gebruik van de auto van de zaak, dan kunnen deze kosten als eigen bijdrage in mindering worden gebracht op de bijtelling vanwege het privégebruik. Let daarbij wel op eventuele buitenlandse btw-aspecten.

Gelezen in: Tips & Advies Belastingen

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op.